Doanh nghiệp có rất nhiều khoản chi phí phát sinh nhưng không phải chi phí nào thực tế xảy ra cũng được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ. Một số khoản chi phí cần có những chứng từ nhất định để được tính vào chi phí được trừ. Vậy bộ chứng từ của một số khoản chi phí sẽ bao gồm những gì ?
1. CHỨNG TỪ MUA, BÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, HÀNG HÓA
1.1. Đối với hàng hóa mua trong nước
+ Hợp đồng;
+ Hóa đơn GTGT;
+ Chứng từ thanh toán cho người bán, đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
1.2. Đối với hàng hóa nhập khẩu
+ Hợp đồng mua hàng hoá, giao gia công hàng hóa, mua dịch vụ;
+ Tờ khai hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu đã làm xong thủ tục hải quan;
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
+ Hóa đơn thương mại;
+ Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
2. CHỨNG TỪ KHI BÁN HÀNG HÓA
2.1. Đối với hàng hóa bán trong nước
+ Hợp đồng;
+ Hóa đơn GTGT.
2.2. Đối với hàng hóa xuất khẩu
+ Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
+ Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan;
+ Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng;
+ Hóa đơn thương mại;
+ Chứng từ nộp thuế xuất khẩu (nếu có).
3. BỘ CHỨNG TỪ CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG
+ Hợp đồng lao động;
+ Bản phô tô Chứng minh nhân dân;
+ Quy chế tiền lương, thưởng;
+ Thỏa ước lao động tập thể (nếu có);
+ Quyết định tăng lương (trong trường hợp tăng lương);
+ Bảng chấm công hàng tháng;
+ Bảng thanh toán tiền lương;
+ Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng;
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng;
+ Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN).
Đối với những lao động thời vụ cần có
+ Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN
Đối với hợp đồng giao khoán cần có
+ Hợp đồng giao khoán;
+ Biên bản bàn giao;
+ Biên bản nghiệm thu;
+ Chứng từ thanh toán tiền (phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng).
4. CÁC KHOẢN PHỤ CẤP CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, tiền ăn ca thì cần có các chứng từ sau:
+ Các khoản phụ cấp phải được quy định tại một trong các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động; hoặc
- Thỏa ước lao động tập thể; hoặc
- Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
+ Chứng từ chi tiền cho người lao động.
5. BỘ CHỨNG TỪ ĐẦY ĐỦ CỦA CHI PHÍ CÔNG TÁC
+ Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ tên cán bộ nhân viên được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện;
+ Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú tại địa điểm công tác;
+ Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
6. BỘ CHỨNG TỪ CỦA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KHI TĂNG HOẶC GIẢM TÀI SẢN, KHẤU HAO TÀI SẢN
6.1. Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm
+ Hợp đồng mua tài sản, thanh lý hợp đồng;
+ Hóa đơn mua tài sản;
+ Biên bản giao nhận tài sản;
+ Chứng từ thanh toán.
Nếu là tài sản được ghi nhận tăng từ xây dựng cơ bản cần phải có thêm
+ Hồ sơ quyết toán công trình (nếu là xây dựng);
+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.
6.2. Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm
+ Quyết định thanh lý, hủy tài sản;
+ Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng;
+ Hóa đơn bán tài sản;
+ Biên bản bàn giao tài sản.
6.3. Chi phí khấu hao tài sản
+ Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định;
+ Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
7. BỘ CHỨNG TỪ VÉ MÁY BAY
7.1. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần
+ Vé máy bay điện tử;
+ Thẻ lên máy bay (boarding pass);
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trong trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần
+ Vé máy bay điện tử;
+ Giấy điều động đi công tác;
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hoặc quyết định của doanh nghiệp trong việc dùng thẻ ATM của cá nhân để thanh toán.
b. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (chỉ áp dụng trong trường hợp giá vé máy bay dưới 20 triệu) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:
+ Vé máy bay;
+ Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ);
+ Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp, quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp;
+ Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé;
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.
8. CHI PHÍ PHÚC LỢI NHƯ HIẾU, HỈ, SINH NHẬT, NGHỈ MÁT
8.1. Đối với chi phí nghỉ mát
+ Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ;
+ Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát;
+ Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí;
+ Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản;
+ Chứng từ thanh toán.
8.2. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con của người lao động…
+ Quy định trong quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động của tập thể công ty;
+ Đề nghị chi tiền của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty;
+ Chứng từ chi tiền;
+ Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.
9. CÁC CHI PHÍ MUA HÀNG TRỰC TIẾP CỦA NGƯỜI DÂN HOẶC CÁ NHÂN KINH DOANH CÓ DOANH THU DƯỚI 100 TRIỆU ĐỒNG
Các khoản chi phí này gồm
+ Chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm;
+ Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra.
Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm
+ Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC;
+ Hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhà, thuê xe;
+ Chứng từ thanh toán cho người bán.
10. CHỨNG TỪ ĐỐI VỚI VIỆC GÓP VỐN BẰNG TÀI SẢN
Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:
+ Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh;
+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp;
+ Biên bản giao nhận tài sản;
+ Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản;
+ Bộ hồ sơ chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có);
+ Các chứng từ liên quan khác.
Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp
+ Biên bản chứng nhận góp vốn;
+ Biên bản giao nhận tài sản;
+ Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị;
+ Bộ hồ sơ chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có);
+ Chứng từ liên quan khác.
11. Chứng từ đi vay, trả nợ ngân hàng (hoặc đối tượng khác)
+ Hợp đồng vay vốn;
+ Khế ước vay vốn (từng lần, nếu có);
+ Giấy tờ chứng nhận cầm cố, thế chấp tài sản cho khoản vay;
+ Chứng từ nhận tiền vay (giấy nhận tiền, chuyển tiền…);
+ Chứng từ trả nợ gốc và lãi (giấy nhận tiền, giấy chuyển tiền..);
+ Thanh lý hợp đồng vay vốn.
Source: Sưu tầm
